Jak správně podat žádost o neplacené volno: Kompletní návod

Základní údaje žadatele

Při vyplňování žádosti o neplacené volno je naprosto nezbytné uvést veškeré základní údaje žadatele přesně a kompletně. V první řadě je nutné vyplnit celé jméno a příjmení, přičemž se doporučuje uvádět všechna jména přesně tak, jak jsou zapsána v občanském průkazu. Pod jménem následuje datum narození, které slouží jako jednoznačný identifikátor osoby, a také rodné číslo, pokud je vyžadováno zaměstnavatelem. Trvalé bydliště musí být uvedeno v plném rozsahu včetně PSČ, ulice, čísla popisného a orientačního, města či obce. V případě, že se korespondenční adresa liší od trvalého bydliště, je nutné uvést obě adresy s jasným označením, která je která.

Další důležitou součástí základních údajů je pracovní zařazení žadatele v rámci organizační struktury společnosti. To zahrnuje název pracovní pozice, oddělení nebo úseku, kde zaměstnanec působí, a také jméno přímého nadřízeného. Osobní číslo zaměstnance, pokud je ve firmě používáno, by mělo být také součástí základních údajů. Délka pracovního poměru u současného zaměstnavatele může být relevantní pro posouzení žádosti, proto je vhodné uvést i datum nástupu do zaměstnání.

Kontaktní údaje jsou další nepostradatelnou součástí základních informací. Telefonní číslo by mělo být uvedeno v mezinárodním formátu, nejlépe mobilní i pevná linka, pokud jsou obě používány. E-mailová adresa by měla být aktuální a pravidelně kontrolovaná, přednostně se uvádí pracovní e-mail, případně i soukromý pro případ nutnosti kontaktu během nepřítomnosti. V některých případech může být vyžadováno uvedení alternativního kontaktu pro případ nedostupnosti žadatele.

Pro správné zpracování žádosti je také podstatné uvést údaje o pracovní době a současném pracovním režimu. To zahrnuje informace o tom, zda zaměstnanec pracuje na plný či částečný úvazek, jaká je jeho standardní pracovní doba, případně zda pracuje ve směnném provozu. Tyto informace jsou klíčové pro správné načasování a schválení neplaceného volna.

V neposlední řadě je třeba zmínit případné specifické okolnosti, které mohou mít vliv na posouzení žádosti. Může se jednat například o předchozí čerpání neplaceného volna, aktuální pracovní projekty či závazky, které je třeba zohlednit při plánování nepřítomnosti. Veškeré uvedené údaje musí být pravdivé a aktuální, protože slouží jako oficiální podklad pro schválení žádosti o neplacené volno a následné administrativní zpracování.

Délka požadovaného neplaceného volna

Při podávání žádosti o neplacené volno je naprosto klíčové správně specifikovat délku požadovaného volna. Zaměstnanec musí v žádosti přesně uvést první a poslední den neplaceného volna, přičemž je důležité vzít v úvahu několik faktorů. Délka neplaceného volna není zákoníkem práce nijak omezena, záleží tedy především na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. V praxi se nejčastěji setkáváme s žádostmi o neplacené volno v rozsahu několika dnů až několika měsíců.

Při vyplňování formuláře je nutné pamatovat na to, že během neplaceného volna zaměstnanec není pojištěn a musí si sám hradit zdravotní pojištění. Proto je důležité dobře zvážit délku požadovaného volna i z tohoto hlediska. Zaměstnavatel může při posuzování žádosti přihlédnout k délce požadovaného volna a podle toho se rozhodnout, zda žádosti vyhoví či nikoliv. Příliš dlouhé neplacené volno může být pro zaměstnavatele problematické z hlediska zajištění zastupitelnosti a plynulého chodu pracoviště.

V případě dlouhodobějšího neplaceného volna je vhodné svůj požadavek konzultovat s nadřízeným s dostatečným předstihem. Doporučuje se podat žádost minimálně měsíc před plánovaným začátkem neplaceného volna, aby měl zaměstnavatel dostatek času na zajištění náhrady nebo přerozdělení pracovních povinností. Při určování délky neplaceného volna je také důležité vzít v úvahu návaznost na případnou dovolenou či jiné pracovní volno.

Zaměstnanec by měl ve formuláři žádosti jasně specifikovat, zda požaduje neplacené volno v celku nebo jej chce čerpat po částech. V případě čerpání po částech je nutné uvést všechny požadované termíny. Některé organizace mají stanoveny interní limity pro maximální délku neplaceného volna, proto je vhodné se předem seznámit s vnitřními předpisy zaměstnavatele.

Při plánování délky neplaceného volna je třeba myslet i na to, že doba neplaceného volna se nezapočítává do odpracované doby pro účely dovolené. To znamená, že delší neplacené volno může ovlivnit nárok na dovolenou v příslušném kalendářním roce. Zaměstnanec by měl také zvážit finanční dopady neplaceného volna, protože po tuto dobu nemá nárok na náhradu mzdy ani jiné benefity poskytované zaměstnavatelem.

V některých případech může být délka neplaceného volna ovlivněna i důvodem jeho čerpání. Například při péči o rodinného příslušníka nebo při studijním pobytu může být požadována delší doba než při běžném odpočinku. Zaměstnavatel může v takových případech přihlédnout k závažnosti důvodu a podle toho posoudit přiměřenost požadované délky neplaceného volna.

Důvod žádosti o neplacené volno

Při podávání žádosti o neplacené volno je naprosto zásadní jasně a srozumitelně formulovat důvod, proč o toto volno žádáme. Zaměstnavatel potřebuje mít přesnou představu o situaci, která nás vede k tomuto kroku. V praxi se nejčastěji setkáváme s osobními či rodinnými důvody, které vyžadují naši dlouhodobější nepřítomnost v zaměstnání. Může se jednat například o péči o nemocného rodinného příslušníka, studijní pobyt v zahraničí nebo řešení složité životní situace.

Důvod žádosti musí být formulován konkrétně a pravdivě, protože zaměstnavatel má právo posoudit jeho závažnost a relevanci. V případě vágního nebo nedostatečně vysvětleného důvodu může být žádost zamítnuta. Je proto vhodné uvést všechny relevantní okolnosti, které nás k žádosti vedou, včetně předpokládané délky nepřítomnosti a případného plánu návratu do zaměstnání.

Mezi nejčastější důvody patří také potřeba psychického odpočinku a prevence vyhoření, kdy zaměstnanec cítí, že potřebuje delší pauzu pro obnovení své pracovní výkonnosti. V takovém případě je důležité otevřeně komunikovat se zaměstnavatelem a vysvětlit, jak plánovaná přestávka přispěje k našemu budoucímu pracovnímu nasazení.

Při sepisování důvodu do formuláře žádosti o neplacené volno je třeba dbát na formální náležitosti. Text by měl být strukturovaný, věcný a profesionální. Vyvarujeme se emotivních výlevů nebo příliš osobních detailů, které nejsou pro posouzení žádosti podstatné. Zároveň je vhodné zmínit, jak jsme připraveni zajistit předání našich pracovních povinností kolegům nebo jak plánujeme minimalizovat dopad naší nepřítomnosti na chod firmy.

Důvod žádosti o neplacené volno může významně ovlivnit rozhodnutí zaměstnavatele. Proto je důležité věnovat jeho formulaci náležitou pozornost. Pokud je to možné, doporučuje se nejprve neformálně prodiskutovat situaci s přímým nadřízeným a teprve poté podat oficiální písemnou žádost. Tím můžeme předejít případným nedorozuměním a zvýšit šanci na schválení našeho požadavku.

V některých případech může být vhodné doložit důvod žádosti příslušnými dokumenty, například lékařským potvrzením, pozvánkou na studijní pobyt nebo jiným relevantním dokladem. Tyto podpůrné materiály mohou významně posílit naši argumentaci a přesvědčit zaměstnavatele o oprávněnosti našeho požadavku. Veškerá dokumentace by měla být připravena předem a přiložena k žádosti jako její nedílná součást.

Kontaktní informace během nepřítomnosti

V průběhu čerpání neplaceného volna je naprosto zásadní zajistit kontinuitu komunikace a dostupnost zaměstnance pro případné neodkladné záležitosti. Každý zaměstnanec žádající o neplacené volno musí v žádosti uvést kompletní kontaktní údaje, na kterých bude k zastižení během své nepřítomnosti. Tyto informace jsou nedílnou součástí formuláře pro žádost o neplacené volno a jejich uvedení je povinné. Primárně se jedná o aktuální telefonní číslo a emailovou adresu, na kterých bude zaměstnanec pravidelně kontrolovat případné zprávy od zaměstnavatele.

V případě dlouhodobějšího neplaceného volna je vhodné uvést také alternativní kontaktní osobu, která může v naléhavých případech zprostředkovat spojení se zaměstnancem. Tato osoba by měla být předem informována o své roli a souhlasit s poskytnutím svých kontaktních údajů. Zaměstnavatel může tyto údaje využít pouze v odůvodněných případech souvisejících s pracovněprávním vztahem.

Součástí kontaktních informací by měla být také přesná adresa pobytu během neplaceného volna, zejména pokud se bude zaměstnanec zdržovat na jiném místě než je jeho trvalé bydliště. V případě pobytu v zahraničí je nutné uvést kompletní zahraniční adresu včetně země a případně také místní telefonní číslo. Zaměstnanec je povinen neprodleně informovat o jakýchkoliv změnách v uvedených kontaktních údajích, aby byla zajištěna možnost komunikace po celou dobu trvání neplaceného volna.

Pro usnadnění předávání pracovních záležitostí je také důležité určit zastupující osobu na pracovišti, která bude během nepřítomnosti zaměstnance řešit běžnou pracovní agendu. Kontakt na zastupující osobu by měl být rovněž součástí formuláře žádosti o neplacené volno. Před nástupem na neplacené volno je nezbytné důkladně předat všechny rozpracované úkoly a informovat zastupující osobu o všech důležitých pracovních záležitostech.

V některých případech může zaměstnavatel požadovat také stanovení konkrétních časových intervalů, během kterých bude zaměstnanec k zastižení na uvedených kontaktech. Toto je běžné zejména u vedoucích pracovníků nebo specialistů, jejichž expertise může být potřebná i během čerpání neplaceného volna. Tyto podmínky by měly být jasně specifikovány v dohodě o poskytnutí neplaceného volna.

Je také vhodné uvést preferovaný způsob komunikace a případné časové pásmo, pokud se zaměstnanec bude nacházet v jiné časové zóně. Všechny tyto informace přispívají k efektivní komunikaci a minimalizaci případných komplikací během nepřítomnosti zaměstnance. Pravidelná aktualizace kontaktních údajů a jejich dostupnost pro oprávněné osoby na pracovišti je klíčová pro hladký průběh neplaceného volna.

Předání pracovních povinností kolegům

Předání pracovních povinností kolegům představuje klíčový aspekt při žádosti o neplacené volno. Zaměstnanec musí zajistit, že jeho nepřítomnost nebude mít negativní dopad na chod oddělení či celé společnosti. Proto je nezbytné věnovat této části procesu náležitou pozornost ještě před podáním samotné žádosti o neplacené volno. V první řadě by měl zaměstnanec vypracovat podrobný přehled všech svých současných pracovních povinností, projektů a úkolů, na kterých pracuje. Tento dokument by měl být součástí formuláře pro žádost o neplacené volno nebo k němu být přiložen jako příloha.

Důkladná příprava předání pracovních povinností by měla začít minimálně několik týdnů před plánovaným nástupem na neplacené volno. Je vhodné nejprve konzultovat situaci s přímým nadřízeným a společně identifikovat kolegy, kteří by mohli převzít jednotlivé pracovní povinnosti. Při rozdělování úkolů je třeba brát v úvahu jak odbornou způsobilost kolegů, tak jejich současné pracovní vytížení. Není žádoucí přetěžovat jednotlivé pracovníky, což by mohlo vést k snížení kvality práce nebo pracovní nespokojenosti.

V rámci procesu předávání je nutné připravit detailní dokumentaci ke všem rozpracovaným projektům, včetně kontaktů na důležité osoby, termínů, přístupových údajů a specifických postupů. Tato dokumentace slouží jako základní orientační bod pro kolegy, kteří budou práci přebírat. Je také vhodné uspořádat několik osobních schůzek s dotčenými kolegy, během kterých lze vysvětlit složitější aspekty předávaných úkolů a zodpovědět případné dotazy.

Součástí procesu předávání by mělo být také vytvoření záložního plánu pro případ neočekávaných komplikací. Ten by měl obsahovat kontaktní údaje na zaměstnance během jeho nepřítomnosti a jasně stanovené situace, kdy je možné ho kontaktovat. V některých případech může být užitečné určit jednoho konkrétního kolegu jako hlavního koordinátora, který bude dohlížet na plynulé fungování předaných povinností a řešit případné nejasnosti.

Před samotným odchodem na neplacené volno je důležité provést závěrečnou kontrolu předání všech povinností. To zahrnuje ověření, že všichni kolegové rozumí svým novým úkolům, mají přístup k potřebným dokumentům a systémům a jsou si vědomi termínů a priorit. Je také vhodné informovat externí partnery a klienty o dočasné změně kontaktní osoby a představit jim nové zodpovědné kolegy. Tímto způsobem lze minimalizovat riziko nedorozumění a zajistit kontinuitu pracovních procesů i během nepřítomnosti zaměstnance.

Souhlas přímého nadřízeného

Při podávání žádosti o neplacené volno je souhlas přímého nadřízeného klíčovým prvkem celého procesu. Nadřízený pracovník musí pečlivě zvážit všechny okolnosti a dopady na chod oddělení či celé společnosti. V rámci posuzování žádosti bere v úvahu především délku požadovaného neplaceného volna, důvody jeho čerpání a také aktuální pracovní vytížení oddělení. Přímý nadřízený má právo žádost zamítnout, pokud by nepřítomnost zaměstnance mohla negativně ovlivnit pracovní procesy nebo způsobit komplikace v plnění pracovních úkolů.

Souhlas nadřízeného musí být vyjádřen písemnou formou přímo na formuláři žádosti o neplacené volno. Kromě samotného souhlasu či nesouhlasu je důležité, aby nadřízený uvedl také své stanovisko a případné podmínky čerpání neplaceného volna. V některých případech může nadřízený navrhnout alternativní termín nebo délku neplaceného volna, která by lépe vyhovovala potřebám pracoviště.

Při udělování souhlasu musí nadřízený vzít v úvahu také personální zajištění práce během nepřítomnosti zaměstnance. Je třeba předem určit, kdo bude zastupovat nepřítomného pracovníka a jak budou rozděleny jeho pracovní povinnosti. V případě dlouhodobého neplaceného volna je nutné vypracovat podrobný plán zastupitelnosti a zajistit předání všech důležitých informací a rozpracovaných úkolů.

Nadřízený by měl při posuzování žádosti přihlédnout také k dosavadní pracovní historii zaměstnance, jeho pracovním výsledkům a spolehlivosti. Důležitým faktorem je rovněž frekvence předchozích žádostí o neplacené volno a jejich důvody. V případě, že zaměstnanec žádá o neplacené volno opakovaně v krátkém časovém období, může to být důvodem k důkladnějšímu prozkoumání situace.

Proces schvalování neplaceného volna by měl být transparentní a spravedlivý vůči všem zaměstnancům. Nadřízený by měl aplikovat jednotný přístup a jasná kritéria pro posuzování žádostí. Zároveň je důležité, aby byl schopen své rozhodnutí řádně zdůvodnit a komunikovat se zaměstnancem o možných alternativách v případě zamítnutí žádosti.

Po udělení souhlasu přímého nadřízeného postupuje žádost k dalšímu zpracování personálnímu oddělení, které zajistí všechny potřebné administrativní úkony. Bez písemného souhlasu přímého nadřízeného není možné neplacené volno schválit a realizovat. Proto je důležité, aby zaměstnanec podal žádost s dostatečným předstihem a poskytl nadřízenému všechny potřebné informace pro kvalifikované rozhodnutí.

Život je krátký, práce nekonečná. Někdy je třeba udělat krok straně, abychom našli nový směr a energii.

Radmila Pešková

Vyjádření personálního oddělení

Personální oddělení společnosti důkladně posoudilo předloženou žádost o neplacené volno a souvisejících dokumentů. Na základě komplexní analýzy situace a v souladu s interními předpisy společnosti bylo rozhodnuto následovně. Žádost o neplacené volno byla schválena v plném rozsahu dle požadovaného termínu uvedeného v předloženém formuláři. Zaměstnanec splnil veškeré formální náležitosti včetně řádného zdůvodnění žádosti a dodržel stanovené lhůty pro její podání.

Parametr	Žádost o neplacené volno	Žádost o řádnou dovolenou
Nutnost schválení nadřízeným	Ano	Ano
Nárok na mzdu	Ne	Ano
Zákonný nárok	Ne	Ano
Nutnost písemné formy	Ano	Ano
Započítání do odpracované doby	Ne	Ano

V rámci posouzení žádosti bylo zohledněno dosavadní pracovní nasazení zaměstnance, jeho pracovní výsledky a celkový přínos pro společnost. Důležitým faktorem při rozhodování byla také skutečnost, že požadované období neplaceného volna nezasahuje do klíčových projektů či období zvýšené pracovní vytíženosti oddělení. Přímý nadřízený zaměstnance potvrdil, že nepřítomnost pracovníka nebude mít negativní dopad na chod oddělení a pracovní povinnosti budou v daném období adekvátně přerozděleny mezi ostatní členy týmu.

Personální oddělení upozorňuje, že po dobu čerpání neplaceného volna nedochází k výplatě mzdy ani jiných benefitů. Zaměstnavatel za zaměstnance neodvádí zdravotní pojištění, je proto nezbytné, aby si zaměstnanec zajistil jeho úhradu individuálně, aby nedošlo k vzniku nedoplatku. Doporučujeme kontaktovat příslušnou zdravotní pojišťovnu pro získání detailních informací o způsobu platby.

V souvislosti se schválením neplaceného volna bude připravena příslušná dokumentace, kterou je třeba podepsat nejpozději tři pracovní dny před začátkem čerpání volna. Součástí dokumentace je dodatek k pracovní smlouvě upravující podmínky neplaceného volna a dohoda o přerušení pracovního poměru na stanovenou dobu. Zaměstnanec se zavazuje, že se po skončení neplaceného volna vrátí na své pracovní místo a bude pokračovat ve výkonu práce dle původní pracovní smlouvy.

Personální oddělení také informuje, že během neplaceného volna zůstávají v platnosti všechna ustanovení o mlčenlivosti a ochraně důvěrných informací. Zaměstnanec není oprávněn během této doby vykonávat konkurenční činnost ani jinak poškozovat zájmy zaměstnavatele. Po návratu do zaměstnání bude zaměstnanci zachována stejná pracovní pozice i všechny pracovní podmínky dle původní pracovní smlouvy.

V případě potřeby prodloužení neplaceného volna je nutné podat novou žádost nejméně 30 dní před plánovaným návratem do zaměstnání. Personální oddělení v takovém případě opět posoudí všechny okolnosti a rozhodne o schválení či zamítnutí žádosti o prodloužení. Veškeré dotazy týkající se neplaceného volna můžete směřovat na personální oddělení, které je připraveno poskytnout další informace a podporu.

Datum podání a podpis žadatele

Závěrečná část žádosti o neplacené volno představuje formální náležitost, která je nezbytná pro platnost celého dokumentu. Každá žádost musí obsahovat vlastnoruční podpis žadatele a přesné datum podání. Tento údaj je klíčový pro personální oddělení i nadřízeného pracovníka, který bude žádost posuzovat. Datum podání žádosti by mělo předcházet požadovanému termínu nástupu na neplacené volno v dostatečném předstihu, ideálně minimálně 30 dní předem, aby měl zaměstnavatel prostor na posouzení žádosti a zajištění případného zastoupení.

Při vyplňování data je nutné dbát na správný formát, který by měl odpovídat standardnímu českému způsobu zápisu, tedy den, měsíc a rok (například 15. 6. 2023). Použití jiných formátů může vést k nejasnostem a případným administrativním komplikacím. Podpis musí být vlastnoruční a čitelný, v případě elektronického podání žádosti je nutné použít zaručený elektronický podpis, pokud to zaměstnavatel umožňuje.

V této části formuláře je také vhodné uvést kontaktní údaje, na kterých bude žadatel k zastižení během vyřizování žádosti. Toto není povinné, ale může to významně urychlit celý proces, zejména pokud by bylo potřeba žádost doplnit nebo upravit. Pod podpisem by mělo být čitelně uvedeno celé jméno žadatele, nejlépe hůlkovým písmem, aby nedošlo k záměně nebo nejasnostem při zpracování žádosti.

Je důležité si uvědomit, že samotným podpisem žadatel stvrzuje pravdivost všech uvedených údajů v žádosti a zároveň vyjadřuje svůj souhlas s podmínkami neplaceného volna. Datum a podpis jsou právně závazné náležitosti, které potvrzují oficiální charakter dokumentu. V případě, že by žádost nebyla podepsána nebo by chybělo datum, nemůže být považována za platnou a musela by být vrácena k doplnění.

Pokud je žádost podávána osobně na personální oddělení, je vhodné si nechat potvrdit její převzetí na kopii dokumentu. Toto potvrzení by mělo obsahovat datum převzetí, podpis přebírající osoby a případně i razítko organizace. Slouží jako důkaz o řádném podání žádosti a může být důležité v případě pozdějších nejasností ohledně termínu podání.

V některých organizacích může být vyžadováno také uvedení místa podpisu, zejména pokud má společnost více poboček nebo pracovišť. Tento údaj pomáhá při správném směrování žádosti v rámci vnitřní administrativy společnosti. Správně vyplněná a podepsaná žádost je základním předpokladem pro její úspěšné vyřízení.

Způsob doručení formuláře

Formulář žádosti o neplacené volno je možné doručit zaměstnavateli několika způsoby, přičemž každý z nich má své specifické náležitosti a postupy. Nejběžnějším a nejdoporučovanějším způsobem je osobní předání formuláře přímému nadřízenému, který následně zajistí jeho další zpracování v rámci organizační struktury společnosti. Při osobním předání je vhodné si nechat potvrdit kopii žádosti, která slouží jako doklad o jejím podání. Personální oddělení obvykle požaduje, aby byl formulář předán v dostatečném předstihu před plánovaným termínem neplaceného volna, ideálně minimálně 14 dní předem.

V případě, že není možné formulář doručit osobně, lze využít doporučenou poštovní zásilku adresovanou personálnímu oddělení nebo přímému nadřízenému. Je důležité si uschovat podací lístek jako důkaz o odeslání žádosti. Při zasílání poštou je třeba počítat s delší dobou zpracování a je proto vhodné podat žádost s ještě větším časovým předstihem.

V moderních společnostech je stále častěji akceptováno také elektronické podání žádosti. Formulář lze naskenovat a zaslat prostřednictvím firemního e-mailu, přičemž některé společnosti disponují vlastním interním systémem pro podávání žádostí. V takovém případě je nezbytné dodržet stanovený formát dokumentu (nejčastěji PDF) a zajistit, aby byl dokument čitelný a obsahoval všechny požadované náležitosti včetně vlastnoručního podpisu, který byl následně naskenován.

Některé organizace vyžadují, aby byl formulář doručen ve dvou vyhotoveních, přičemž jedno zůstává v osobní složce zaměstnance a druhé je po schválení vráceno žadateli. V případě elektronického podání je často vyžadováno dodatečné doručení originálu dokumentu, zejména pokud se jedná o žádost o delší období neplaceného volna.

Je důležité si předem ověřit u personálního oddělení nebo v interních směrnicích společnosti, jaký způsob doručení je preferován a akceptován. Některé organizace mají striktně stanovené postupy a nedodržení předepsaného způsobu doručení může vést k prodloužení procesu schvalování nebo dokonce k zamítnutí žádosti. Při jakémkoliv způsobu doručení je zásadní zajistit, aby formulář obsahoval všechny požadované informace, byl řádně vyplněn, podepsán a datován. V případě nejasností ohledně způsobu doručení je vždy lepší konzultovat postup s personálním oddělením nebo přímým nadřízeným, než riskovat nesprávné podání žádosti.

Potvrzení přijetí žádosti

Po podání žádosti o neplacené volno zaměstnancem následuje důležitý administrativní proces, během kterého zaměstnavatel zpracovává a vyhodnocuje předloženou žádost. Každý zaměstnanec má právo obdržet písemné potvrzení o přijetí své žádosti o neplacené volno, které slouží jako doklad o zahájení procesu jejího vyřizování. Toto potvrzení by mělo být vystaveno bez zbytečného odkladu, zpravidla do tří pracovních dnů od podání žádosti.

Potvrzení o přijetí žádosti musí obsahovat několik zásadních náležitostí, které zajišťují jeho právní relevanci a průkaznost. Mezi tyto náležitosti patří především datum přijetí žádosti, identifikační údaje zaměstnance i zaměstnavatele, evidenční číslo žádosti a předpokládaná doba vyřízení. Personální oddělení nebo přímý nadřízený, který žádost přijímá, je povinen zkontrolovat správnost a úplnost všech uvedených údajů ve formuláři žádosti o neplacené volno.

V případě, že je žádost podána elektronickou formou prostřednictvím interního systému nebo e-mailu, zaměstnanec by měl obdržet automatické potvrzení o doručení, které je následně doplněno oficiálním potvrzením o přijetí žádosti. Toto potvrzení může být zasláno buď v elektronické podobě s elektronickým podpisem oprávněné osoby, nebo v tištěné formě. Zaměstnavatel je povinen archivovat kopii tohoto potvrzení spolu s originálem žádosti v osobní složce zaměstnance.

Součástí potvrzení by měla být také informace o dalším postupu zpracování žádosti a případných dodatečných dokumentech, které může zaměstnavatel po zaměstnanci požadovat. Je běžnou praxí, že potvrzení obsahuje také předběžné stanovisko přímého nadřízeného k možnosti čerpání neplaceného volna v požadovaném termínu. Toto předběžné stanovisko však není závazné a konečné rozhodnutí může být odlišné.

Zaměstnanec by měl věnovat pozornost všem údajům uvedeným v potvrzení a v případě jakýchkoliv nesrovnalostí neprodleně kontaktovat personální oddělení nebo svého nadřízeného. Potvrzení o přijetí žádosti představuje důležitý dokument, který chrání práva obou stran a může být klíčový v případě pozdějších nejasností nebo sporů. Proto je nezbytné, aby zaměstnanec tento dokument pečlivě uschoval.

V některých organizacích může být proces potvrzování přijetí žádosti o neplacené volno součástí širšího workflow systému, který automaticky generuje příslušná potvrzení a zajišťuje jejich distribuci všem zainteresovaným stranám. Takový systém významně zefektivňuje celý proces a minimalizuje riziko ztráty nebo přehlédnutí důležitých dokumentů. Zároveň umožňuje sledovat aktuální stav vyřizování žádosti a poskytuje přehled o všech provedených krocích.